Como gerenciar seu tempo e ter uma semana ideal

Existem duas formas de viver a vida. A primeira é viver em busca dos seus objetivos, definindo propósitos e seguindo um plano que você definiu. A segunda é viver por acidentes, reagindo ao que acontece sem você prever e sendo mandado e comandado por outras pessoas.

A primeira opção é proativa, a segunda é reativa.

Há alguns anos, mais precisamente 8 anos contando até a data deste artigo, eu decidi viver minha vida seguindo a primeira opção e sendo muito proativo. Entre tropeços e acertos fui encontrando bem meu caminho e como eu deveria seguir meu plano, ou alguns dos planos que crio. Foi assim que eu criei algo que muitos empreendedores e pessoas de sucesso fazem com louvor, a minha Semana Ideal.

O que realmente me motivou a criar uma Semana Ideal mais adequada a minha realidade neste ano foi, além de todos os estudos que já fiz sobre esta tática de organização, um artigo escrito pelo amigo André Valongueiro no Mude.nu.

Mas confesso que já existiram diversas versões de Semana Ideal para mim, cada uma delas focadas e me direcionando para as metas que eu ia definindo nos anos que se passaram. Atualmente eu desenvolvi uma agenda com a minha Semana Ideal focada em novo estilo de vida empreendedora. Algo que eu acredito que serve para mim, e vem servindo bem, no meu momento atual, com meus projetos atuais e minhas prioridades, metas e sonhos.

Porque você precisa de uma agenda, antes de ter uma Semana Ideal

Se você não usa uma agenda para controlar suas tarefas e vida, você esta na segunda opção que citei logo acima. Se você vive do acaso, se preocupa apenas com o que surge para ser feito no dia a dia, faz tarefas para várias pessoas (isso inclui seu chefe), resolve problemas a todo momento e no final do dia parece que nada aconteceu. Você não esta totalmente no controle da sua vida!

Não existe um segredo para organizar seu tempo. Não existe uma tática infalível que lhe dê mais tempo durante o dia. Todos os dias tem 24h e você, mesmo sabendo que precisa de mais horas, não terá mais horas. Então, sinto te desapontar, mas não existe uma fórmula mágica para conseguir gerenciar todos os seus problemas, todas as tarefas que você tem que fazer.

Mas existe algo que eu, particularmente, acho mágico: agenda!

Se você realmente esta em busca de uma vida melhor, mais feliz e com foco total na conquista dos seus sonhos, você precisa ter um mapa para conseguir chegar até seus sonhos. Esse mapa é uma junção de 4 coisas muito conhecidas: um plano, uma lista de tarefas, uma agenda e ação!

Esses 4 elementos somados te darão de presente algo maravilhoso: a realização dos seus sonhos.

Um plano eu acredito que você tenha, mesmo que não tenha escrito, esta na sua mente em algum lugar. Uma lista de tarefas é algo mais simples, é basicamente tudo que você sabe que precisa fazer para conseguir chegar até seus objetivos. Eu sei que as vezes você pode pensar que não tem um plano e nem sabe quais tarefas deve fazer, mas acredite, você tem isso na sua mente. Quando você esta pensando na vida, você esta planejando, definindo ideias e acaba, sem querer, dizendo para si o que precisa fazer. Pegue tudo isso e liste.

O que eu vou te ensinar neste artigo é sobre como organizar este plano e tarefas. Lembrando que a definição da Semana Ideal deve estar focada e direcionada para seus objetivos e prioridades. Então, você verá que a minha semana ideal foi criada com foco nas minhas prioridades atuais e nos meus objetivos.

A Semana Ideal para Blogueiros (ou empreendedores digitais): a minha semana ideal

A imagem abaixo é um print do da minha agenda para Semana Ideal como Empreendedor que sou, depois de ter criado o modelo na planilha (deixei um link no final do artigo para que você possa baixar este modelo). Essa imagem é o que eu chamo de estrutura da Semana Ideal e serve como base para que eu saiba exatamente quais são meus blocos de tempo. Este modelo foi uma adaptação que fiz do modelo criado por Michael Hyatt.

Este sistema também cria uma separação e me coloca nos trilhos quando eu esqueço de seguir a agenda ou fico procrastinando. Afinal, todo mundo procrastina um pouquinho e eu comento sobre isso no artigo que falo sobre a procrastinação produtiva, depois dá uma olhadinha lá.

Como definir uma Semanal Ideal – pontos importantes

Suas prioridades: antes de montar algo bonitinho assim (tem um modelo pra você baixar no final deste artigo), você precisa saber exatamente quais são as suas prioridades. Para isso eu aconselho que você pegue uma folha em branco e liste os motivos pelos quais você quer ter mais tempo livre ou simplesmente organizar sua vida. Defina também quais são seus objetivos, mesmo que para os próximos 3 meses.

Se você tem como prioridade ficar mais tempo com sua família, liste isso. Se acredita que precisa ler mais, liste também. Se precisa perder peso ou praticar mais exercícios, coloque na lista. Tudo que for prioridade para você neste momento deve estar nesta listagem.

Lembre-se: cada pequeno passo, cada vitória diária, te levará as grandes vitórias.

O que não pode faltar na semana: esse é um ponto obrigatório. Existem coisas que não podemos deixar de lado, tarefas que, mesmo sendo chatas, precisam ser feitas. Por exemplo: repare que na minha agenda existem blocos para “cuidar da casa”. Eu sou casado e, tanto eu quanto minha esposa, temos tarefas de casa para resolver. Lavar a louça, limpar a sala, retirar o lixo (essa é minha) e etc… Sua Semana Ideal deve ter coisas “não tão legais assim”, porque precisam estar lá toda semana.

Seus momentos, são seus momentos: nem tudo é trabalho e você precisa de alguns momentos seus. Não se esqueça de criar blocos de tempo na sua agenda que são momentos de descanso, para ler, tomar seu café da manhã tranquilo, ficar sentado na escada de casa com seus cachorros querendo brincar (eu faço isso…). Esses momentos são importantes para reflexão, para oxigenar a mente.

Saiba que nem tudo dará certo: algo importante que eu preciso te dizer é que nem tudo que foi planejado dará certo. Você irá separar alguns espaços na agenda para determinadas tarefas, por exemplo ir a academia. Mas vai ter dias que você não vai conseguir cumprir com o que foi combinado. O que fazer? Chorar? Colocar a culpa nos outros? Voltar a viver sem controlar seu tempo?

Não. Simplesmente tente trocar essa tarefa para outro horário do dia e se não for possível, siga em frente e não vacile no próximo dia. Como diz Chico Pinheiro, apresentador de Telejornal, “É vida que segue!”.

Mas atenção: sua maior meta é não deixar que os problemas e vacilos modifiquem seu dia e sua Semana Ideal.

Replaneje: tenha momentos na sua Semana Ideal para replanejar a sua Semana Ideal. Como eu citei acima, haverá mudanças em alguns momentos, mas você precisa ser forte e continuar focado em realizar a sua Semana Ideal. O replanejamento deve ser uma tarefa obrigatória todos os dias, é através dele que você vai ajustar seu trem nos trilhos e continuar com foco total em realizar as tarefas.

 

Como criei minha Semana Ideal

Primeiro eu fiz tudo que te mostrei acima. Defini minhas prioridades atuais, minhas metas interligadas aos meus sonhos para este ano e então listei tudo que precisava ter em minha agenda da Semanal Ideal. Depois disso eu separei os dias da seguinte forma:

Todos os dias

  • Todas as manhãs, das 06h às 09h: este é um bloco que não abro mão. Neste bloco de tempo eu acordo, tomo café com calma, leio um pouco, arrumo algo em casa (tipo tirar o lixo ou lavar louça). Por volta das 7h30 eu vou para a academia ou corro na esteira de casa. Na volta tomo banho e vou para o escritório. (hoje em dia passo a maior parte do tempo com minha filha).
  • Hora do almoço e descanso: sempre às 13h30 eu paro o que estou fazendo para almoçar em 30min e me reservo ao direito de ter 30min de descanso. Menos aos sábados e domingos que deixo livre para almoçar quando quiser ou sair com a família e amigos.
  • Todas as noites, das 19h30 às 22h30: outro bloco que não abro mão, embora as vezes eu precise por causa de eventos, aulas online ou encontros com meu Mastermind. Mas neste bloco de tempo eu gosto de jantar com minha esposa (as vezes até preparo o jantar) e de ler um pouco, escrever ou algo do tipo. Menos nas sextas, sábados e domingos que eu separo para sair com amigos, por exemplo. As quartas gosto de visitar minha mãe.

Separado por dias

  • Segundas e terças são dias onde me dedico a cuidar do blog e dos conteúdos que são gerados aqui (este blog é a minha empresa). Separo momentos para definir publicações e escrever artigos, escrever emails para minha lista de contatos e definir publicações das redes sociais do #OlheForadaCaixa.
  • Quartas e quintas são dias onde trabalho basicamente na elaboração de novos projetos, criação de aulas online para meus cursos, palestras e etc. São ótimos dias para isso, no meu mercado de atuação, pois são dias onde posso realizar webinários e tenho mais tempo para definir como serão os novos projetos.
  • Sextas-feiras eu deixo aberto para reuniões ou conferências. Gosto de deixar esse dia mais livre porque não sou tão produtivo as sextas-feiras.

Repare em alguns blocos de tempos que uso (importantes):

  • Emails e Redes Sociais: esses são grandes vilões do dia e podem acabar com sua produtividade. Por isso deixo bem separado os momentos onde olho e respondo emails e mensagens em redes sociais. Esses momentos são sempre no começo do dia, se der, e no final do dia. Este do final do dia é obrigatório, sempre faço essa tarefa.
  • Planos para amanhã: com a criação do hábito dessa organização, a sua agenda estará perfeita (ou quase) e você quase não utilizará mais este bloco de tempo. Mas mesmo eu sendo extremamente regrado com isso, aconselho a manter sempre este bloco. Lembra que eu comentei acima sobre o replanejamento da sua Semana Ideal? por isso eu sempre mantenho este bloco de tempo, mesmo que seja apenas para dar uma olhadinha e garantir que tudo esta ajustado para o próximo dia.

Crie sua Semana Ideal Agora!

Como te disse, não existe uma Semana Ideal que seja perfeita para todos. Esta é a minha Semana Ideal e você precisa criar a sua sempre levando em consideração suas prioridades, metas e objetivos. Sempre nessa ordem, beleza?!

Como você já deve ter percebido, este é apenas um modelo de Semana Ideal. Em cada bloco de tempo que você separar, será onde você vai inserir suas tarefas. Por exemplo, no meu bloco de tempo de segunda-feira a tarde esta definido que eu devo “Escrever” e é isto que estou fazendo agora criando este artigo para você.

Presente: para te ajudar eu criei uma planilha com este meu modelo de Semana Ideal, assim você pode baixar e utilizar como base para criar a sua. Basta clicar aqui e baixar!

Baixe a planilha e utilize como modelo para criar a sua Semana Ideal. Você pode criar a sua agenda na planilha mesmo, em uma agenda de papel ou utilizar o Google Calendar, que eu mesmo utilizo e gosto. É simples, muito funcional e de graça!

Pergunta: você já usou algum modelo parecido como este? Acredita que este artigo e a planilha da Semana Ideal pode te ajudar a realizar suas tarefas e alcançar seus objetivos? Comente abaixo, adoraria saber! = )

Um grande abraço!
Chico Montenegro (acreditando sempre no seu potencial)

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SIM! QUERO BAIXAR DE GRAÇA
  • Olá Chico! Simplesmente fantástico seu artigo e preciso te dizer que veio na hora esse artigo. Estou mesmo precisando muito de organizar minha agenda e agora vou tomar a ação para fazer isso. Tenho certeza de que com esse artigo e o modelo de agenda ideal vou conseguir criar a minha sendo mais produtivo. Brigado pelo maravilhoso conteúdo de seu blog e grande abraço.

    • Foi transmissão de pensamento, Alessandro…rs
      Brincadeiras a parte, fico muito feliz que o artigo tenha te ajudado. Seguindo direitinho eu garanto que funciona… Já utilizo de agendas para me organizar há anos e este sistema que coloquei aqui esta me ajudando muitooo…

  • Lilian

    Esse artigo veio no momento certo.Infelizmente me incluo na segunda forma de vida (muito triste). Mas vou mudar e será a partir de amanhã.

    • E porque não hoje, porque não iniciar sua mudança agora, Lilian?

  • Dilma Coelho

    Olá Chico! Bom dia.
    Ótimo texto, ótima orientação. Que bom que existe pessoa como você.
    Parabéns.
    Um abraço.

  • Márcio Lopes

    Excelente, ja utilizei sim algo parecido e foi muito util, irei retomar. Obrigado

  • Janete Barbosa

    Gostei do texto!!! Eu tenho um planejamento, mas muito simples se comparado a este seu. Eu gostei das dicas, vou tentar me organizar mais… Baixei a planilha, mas ela veio em formato de pagina da web, não permitindo edição…

    • Oi Janete… A ideia da Planilha é apenas um modelo, por isso ela não é editável… até porque é a minha mesmo…rsss Mas como modelo vc consegue copiar e colar em outra planilha e criar a sua ;)

      • Janete Barbosa

        Sim, estou pensando nisso e já comecei fazer e editar a minha… Muito obrigada pela sugestão…

  • valeria Boscardin

    Olá Chico!!!! Eu tenho uma tabela diária de tarefas mas, muitas vezes eu não sigo ela!!! :-( Sou muito rebelde!!! Rsrs mas, vou me esforçar para adaptar a sua agenda pra minha vida!
    Algum conselho pra uma mãe empreendedora indisciplinada???rsrs

    • Oi Valeria…

      O conselho é simples: disciplina…rs
      Mas para criar disciplina vc precisar criar bons hábitos e para isso eu também posso ajudar, dá uma olhada no meu eBook “Mude Seus Hábitos” acredito que possa te ajudar = )

  • Olá Chico, muito bom o post, direto ao ponto. Já estou colocando em prática :D

  • marisa

    Eu tenho uma agenda , mas o que mais me auxiliou não foi o formato da agenda e sim as dicas e ferramentas para por em pratica e transforma-la em atitudes reais e duradouras …mudanças que se consolidem e façam realmente uma semana ideal.

  • myymada

    ADorei. Já ouvi sobre isso e não coloquei em pratica. Já fiz uma vez ano passado e parei.
    Agora vou fazer novamente :)

  • Muito bom e faço exatamente assim! Meu ponto fraco é na execução! Planejar é até fácil e gostoso… mas cumprir o que foi definido é onde pega! Talvez um artigo sobre como manter o foco e energia alta para zerar sua agenda durante a montanha-russa do dia-a-dia ajudaria muita gente (eu) por ai!

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